阿里企業(yè)郵箱推出的“郵件歸檔服務(wù)”，可對(duì)郵件數(shù)據(jù)進(jìn)行在線歸檔、分類管理、歸檔郵件查詢、郵件數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存。歸檔郵件作為郵件審計(jì)的功能，具有法律效應(yīng)。

1、購(gòu)買/開通功能

付費(fèi)的企業(yè)用戶可免費(fèi)使用阿里郵箱的郵件歸檔服務(wù)。僅歸檔管理員可以開啟/關(guān)閉郵件歸檔功能，以及進(jìn)行歸檔郵件的查詢，歸檔三方接口開啟等。超級(jí)管理員Postmaster默認(rèn)情況下沒(méi)有歸檔功能相關(guān)權(quán)限，超級(jí)管理員可以給用戶分配歸檔管理員權(quán)限，創(chuàng)建歸檔管理員，超級(jí)管理員或者歸檔管理員可以通過(guò)“統(tǒng)計(jì)與日志-歸檔日志查詢”，進(jìn)行審計(jì)日志的查詢。

郵件歸檔服務(wù)默認(rèn)關(guān)閉，需登錄歸檔管理員賬戶，進(jìn)去域管理-“郵件歸檔”-選擇“歸檔郵件管理”-打開“郵件歸檔服務(wù)”。

2、歸檔信息概要

l 可開通歸檔郵箱：企業(yè)可以開通郵件歸檔服務(wù)的郵箱總數(shù)。

l 已開通歸檔郵箱：企業(yè)已經(jīng)開通郵件歸檔服務(wù)的郵箱數(shù)。

l 歸檔保留年限：郵件歸檔服保存年限默認(rèn)5年。

l 上次開啟時(shí)間：郵件歸檔服務(wù)最近一次開啟時(shí)間。

l 上次關(guān)閉時(shí)間：郵件歸檔服務(wù)最近一次關(guān)閉時(shí)間。

l 歸檔管理員：郵件歸檔服務(wù)管理員名稱。

l 歸檔狀態(tài)：歸檔服務(wù)目前所處狀態(tài)。

3、查詢歸檔郵件

查詢歸檔郵件：進(jìn)入域管理界面，點(diǎn)擊“高級(jí)應(yīng)用”-“郵件歸檔”-“查詢郵件歸檔”，輸入需要查詢郵件郵箱的完整地址和時(shí)間范圍，點(diǎn)擊查詢即可。

（注：考慮到權(quán)限分立，需要分級(jí)管理員才能進(jìn)行查詢歸檔郵件，postmaster賬號(hào)不能查詢）

查詢條件解釋：

歸檔郵箱：指查詢歸檔的郵箱帳號(hào)，這是必填項(xiàng)；

發(fā)件地址：歸檔郵件的發(fā)件人；

收件地址：歸檔郵件的收件人；

關(guān)鍵字：搜索郵件的關(guān)鍵字條件，通過(guò)“搜索關(guān)鍵字范圍”限定范圍；

時(shí)間范圍：搜索的歸檔郵件的時(shí)間范圍；

關(guān)鍵字范圍：可以選擇主題，正文，附件標(biāo)題；

郵箱狀態(tài)：對(duì)于重名的歸檔郵箱，比如以前的歸檔帳號(hào)離職了，帳號(hào)刪除后，又建了一個(gè)一樣賬號(hào)的郵箱，通過(guò)該狀態(tài)刪除時(shí)間進(jìn)行區(qū)別；

4、查看歸檔郵件

查看歸檔郵件：進(jìn)入域管理界面，點(diǎn)擊“高級(jí)應(yīng)用”-“郵件歸檔”-“查詢郵件歸檔”，輸入需要查詢郵件郵箱的完整地址和時(shí)間范圍，根據(jù)收發(fā)件地址、關(guān)鍵字進(jìn)行查詢后，點(diǎn)擊查看即可看到郵件具體內(nèi)容。

5、歸檔郵件導(dǎo)出

查看歸檔郵件：進(jìn)入域管理界面，點(diǎn)擊“高級(jí)應(yīng)用”-“郵件歸檔”-“查詢郵件歸檔”，輸入需要查詢郵件郵箱的完整地址和時(shí)間范圍，根據(jù)收發(fā)件地址、關(guān)鍵字進(jìn)行查詢后，點(diǎn)擊導(dǎo)出即可。

6、查詢歸檔日志

查看歸檔郵件：進(jìn)入域管理界面，點(diǎn)擊“統(tǒng)計(jì)與日志”--“查詢歸檔日志”，選擇管理員和時(shí)間范圍，根據(jù)關(guān)鍵字和操作類型進(jìn)行精準(zhǔn)查詢。

7、管理設(shè)置歸檔賬號(hào)POP3密碼

設(shè)置POP3密碼：進(jìn)入域管理界面，點(diǎn)擊“高級(jí)應(yīng)用”-“郵件歸檔”-“三方歸檔對(duì)接”-開啟“郵件歸檔POP3服務(wù)”-輸入密碼嗎-點(diǎn)擊“保存”。

特殊說(shuō)明

    1)  郵件歸檔保存時(shí)效

阿里郵箱歸檔服務(wù)有效期5年，即在郵箱服務(wù)內(nèi)的用戶，郵件歸檔最長(zhǎng)保存近5年，超過(guò)期限的歸檔郵件會(huì)被自動(dòng)刪除。歸檔服務(wù)隨郵箱服務(wù)終止，所有歸檔郵件會(huì)被刪除，不再繼續(xù)保存。

    2) 歸檔細(xì)則

l 單獨(dú)發(fā)送的郵件只歸檔一封郵件

l 同時(shí)給多人發(fā)送的郵件只歸檔一封

l 分別給多人發(fā)送的郵件歸檔多封

l 監(jiān)控的郵件不歸檔

l 自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)、自動(dòng)回復(fù)、垃圾郵件進(jìn)行歸檔

l 規(guī)則自動(dòng)刪除郵件進(jìn)行歸檔

l 系統(tǒng)通知郵件進(jìn)行歸檔

l 外發(fā)限制的用戶給外域賬號(hào)或內(nèi)部賬號(hào)發(fā)郵件，發(fā)送成功的進(jìn)行歸檔

l 外域給外收限制外收限制賬戶發(fā)郵件，未接收成功的不歸檔

l 刪除或被禁用的郵箱賬戶中的郵件依然被歸檔

l 用戶刪除的郵件依然被歸檔

l 只有管理員可以查看歸檔郵件，關(guān)閉郵件歸檔服務(wù)后，用戶新郵件將不再歸檔保存，歷史歸檔的郵件在歸檔期限內(nèi)會(huì)保存。

l 郵件歸檔服務(wù)可下載/批量下載和查看郵件

l 郵件歸檔服務(wù)不支持下載及查看歸檔郵件中的附件，不可刪除歸檔郵件

l 支持歸檔服務(wù)的操作日志記錄

l 支持第三方歸檔服務(wù)